职能部门相应材料建设：加强部门自身工作文件材料的整理与总结
职能部门材料建设是指与各职能部门自身的工作职能与任务紧密相关的材料建设，它是各部门近年来工作与发展的基本支撑材料，而不仅仅指此次评估中各部门需要完成的评估支撑材料。一个职能部门常规管理工作的正常运转需要有一系列规章制度及其他规范性文件予以支持，做好相应材料的归档整理工作是部门自身管理是否规范的一个基本标志，也是将来专家走访的一个重要方面。
在此次专家调研中，有的部门对整理、总结本部门近年工作经验重视不足，在部门自身材料建设方面略显薄弱，既不便于部门自身工作的连贯，也不便于校外专家走访。为此，专家要求尽快加强部门自身材料建设，做好评建材料基本准备工作。
在此次本科教学水平评估中承担材料收集与整理工作的职能部门尤其是各牵头部门，在接下来的时间内要认真对本部门所负责的评估支撑材料进行深入、细致的整理，尽可能地突出本部门工作的特色，对支撑材料进行进一步的精选提炼，使其与评估指标要求吻合，对38个观测点有明确、充分的说明。
2、突出职能部门定位与职能：着重突出如何为“教学”和“育人”服务
各职能部门在学校教育教学活动中居于何种地位，发挥什么样的功能，这是各部门赖以存在的前提，也是评估中各部门需要加以明确阐述的重要问题。高等学校的首要功能是“教学”、“育人”，各职能部门必须紧紧抓住这一点，围绕学校办学定位与发展目标，对自身职能进行科学定位，将为“本科教学服务”融于日常管理工作规范中。
在部门定位及职能阐述时，必须明确部门在学校本科教学和人才培养中所起的作用，将自身工作与具体的教学育人活动密切结合起来，找准服务定位，突出本部门在如何为本科教学服务、为全面提高学生综合素质服务、如何为高质量人才培养做贡献这一主线。
3、职能部门明确评估目的：明确规划、增强规范、强化服务、提高效率、加强合作交流
评估的目的.在于促进学校各项工作的改进与提高。因此，职能部门应积极抓住评估机遇，以评估工作推动部门自身建设。通过这次校内专家调研与自查，各部门应认真把握高等教育管理发展趋向，对照教育部有关要求及国内外知名高校情况，开展严谨的自查工作，发挥优势，找出不足，明确下一步整改的具体内容、步骤和要求，加紧评建准备。
具体建议：
1、应有一个思路清晰、目标明确、措施可行的本部门为教育教学服务的规划，使部门职能得以更好体现，充分发挥职能部门在学校教育教学活动中的服务作用。
2、建立健全部门日常为教育教学服务的工作规范，要明确职责，对各类工作材料及时整理、适时总结。
3、加强管理育人的研究，及时总结经验，促进部门内部管理与研究水平的整体提升。
4、 加强校内各部门之间在教育教学管理、人才培养等相关领域的合作，开拓校内外相应教育管理服务部门的交流合作渠道。
评估的目的在于促进各项工作的全面改进与深入，这也正是 “以评促建、以评促改、以评促管、评建结合、重在建设”指导思想的具体体现。评估是阶段性工作，而部门自身的改革与发展是长远的，需要不断地根据时代发展进行完善与改进。